Це український переклад статті Дмитра Незабитовського. Першу версію можна прочитати за цим посиланням.

Ретроспективи, наради, дейліки, зустрічі проєктних груп та інші форми обговорень займають багато часу, а керівники цього потребують понад 70 % робочого часу. Найчастіше учасники групових обговорень постають перед такими труднощами в організаціях:

• Час витрачається даремно (багато розмов, учасники нарад приходять — непідготовлені, зустрічі затягуються);
• Змивається фокус із теми зустрічі (учасники перемикаються на суміжні або абстрактні питання);
• Більшість людей відсиджуються або мовчать;
• Відбувається з’ясування відносин між учасниками;
• Вирішення не приймаються.

Після таких робочих зустрічей та обговорень люди часто відчувають незадоволеність і шкодують за дарма витрачений час. Мотивація команди зменшується. А все тому, що замість фасилітації робочих зустрічей найчастіше проводять модерацію. І в цьому є суттєва різниця.

Бо модерація забезпечує обговорення, але не гарантує, що саме обговорення не зайде в глухий кут. А в процесі фасилітації застосовуються безліч різних технік та інструментів для збору даних, залучення кожного учасника, візуалізації обговорюваних питань, структурування інформації та конструктивного завершення дискусій. Тому фасилітація підходить для запобігання конфліктним ситуаціям, підвищення мотивації та залучення команди при прийнятті складних рішень у комплексному середовищі.

Основна особливість професійної організації групової роботи на зустрічі — позиція фасилітатора, який нейтральний і бере на себе роль людини, яка приймає рішення, але при цьому активно допомагає учасникам це зробити самостійно.

Коли керівники та члени команди знаходять час, щоби дізнатися більше про навички фасилітації та про те, як застосовувати їх у робочому середовищі, то виявляють, що можуть отримати безліч переваг. Ось деякі з головних:

1. Зустрічі, які підвищують ефективність організації

Керівник, скрам-майстер чи проєктний менеджер із навичками фасилітації може допомогти всій команді зробити більше, коли всі збираються разом, щоб обговорити складнощі, що виникли, або провести планування. Фасилітатор здібний спонукати членів команди до досягнення їхніх цілей та досягнення спільних цілей за короткі терміни.

2. Зростає групова динаміка

Ефективна співпраця команд допомагає створити більш сильну робочу групу. Коли на робочих зустрічах люди розуміють, що остаточне рішення відображає і їхню точку зору й що вони мали можливість брати участь в обговоренні, яке призвело до результату, вони також почуваються більш відповідальними і вкладаються в реалізацію стратегії. Це допомагає покращити продуктивність команди загалом.

3. Проблеми легко вирішуються

У міру того, як дедалі більше членів групи братимуть участь у групових обговореннях, у команді відбуватиметься більший обмін ідеями. Ті, у кого можуть бути незвичайні чи непопулярні думки, почуваються в достатній безпеці, щоби висловити свої думки. У такий спосіб, група стане більш підготовленою до можливих проблем, що підвищить здатність вирішувати їх.

Компанії, які заохочують відкрите спілкування, також будуть краще підготовлені для пошуку нових можливостей: шляхів розвитку, створення корисних для ринку продуктів, покращення сервісу тощо. Свіжий обмін ідеями спонукає команди брати на себе відповідальність та досліджувати рішення, які можуть призвести до розкриття інноваційних можливостей.

Навички фасилітації можуть сприяти творчості та новаторству в команді, які, своєю чергою, можуть принести користь усій організації загалом.