Недавно мы провели вебинар с практическими рекомендациями как проводить эффективные ретроспективы. Украинская версия статьи здесь.

В этой статье мы сконцентрируемся на практических шагах, как сделать ваши ретроспективы более качественными как с точки зрения процесса, так и результата.

Часто ретроспектива рассматривается как одна из самых противоречивых встреч в Scrum. Когда мы говорим “Agile ретроспектива”, то имеем в виду специальную рабочую сессию, которую команда проводит по завершении очередного этапа работы, чтобы проанализировать и улучшить рабочие процессы и командное взаимодействие. Ретроспективы дают возможность всей команде обучаться, формировать командные договоренности, действуют как катализатор изменений и стимулируют работу над общей целью.

С одной стороны на ретроспективах мы не обсуждаем или почти не обсуждаем Продукт (что мы делаем?), с другой - улучшения, которые мы примем, должны отразиться на развитии Продукта положительно.
Ретроспектива часто бывает встречей на которой упускается ее основная цель - запланировать улучшения эффективности и качества. Вместо этого мы можем получить час или больше пустых разговоров.
Иногда сложно измерить ценность встречи как команде, так и Бизнесу, так как мы только планируем улучшения, а специальной встречи для их оценки и мониторинга нет.

Далее мы разберем последовательные шаги успешной ретроспективы и дадим рекомендации по каждому из этапов.

1. Принципы

Успешное использование Scrum зависит от того, насколько люди разделяют пять ценностей (Scrum Guide 2020).
Так и с ретроспективой. Глубокое понимание принципов и ценностей Скрама фасилитатором и группой, обеспечивают фундамент для качественной ретроспективы.
Также фасилитатор может опираться на принципы фасилитации и коучинга. Для нас ретроспектива - это классическая командная коуч-сессия, в большинстве случаев.

Рекомендации:

1. Обучите команду основам Скрама. Обсудите как ценности проявляются на уровне поведения, во время ретроспективы, и не только.
2. Проработайте принципы фасилитации и коучинга, какие навыки и поведение фасилитатора из них следуют.

2. Фасилитатор

Наличие профессионального фасилитатора на ретроспективе - это залог успешного и эффективного мероприятия.
Фасилитатор выполняет такие функции:
1. Структурирует дискуссию.
2. Помогает удерживать дискуссию в направлении желаемого результата.
3. Эффективно работает с разными группами и участниками.
4. Комбинирует разные подходы и инструменты во время работы с группой.
5. Способствует выходу группы из сложных и тупиковых ситуаций.
6. Выводит фокус участников за рамки текущего понимания ситуации.

Рекомендации:

1. Проинспектируйте свои навыки и владение инструментарием, выберите приоритетные зоны для развития.
2. Запросите обратную связь у более опытных коллег.
3. Постоянно развивайтесь в навыках фасилитации и экспериментируйте.

3. Подготовка

Рекомендуем импровизировать только после тщательной подготовки. На ретроспективу мы обычно приходим к команде с двумя готовыми форматами. Первый - тематический, второй - фасилитационная структура направленная на решение будущего запроса команды. Чтобы подготовить их, вам потребуется понимание того с какими сложностями столкнулась команда, текущая фаза зрелости, планы на ближайшее будущее, настрой участников.

Рекомендации:

1. Собирайте информацию: шероховатости в Спринте, метрики, фидбек на Sprint Review (Обзоре Спринта).
2. Будьте готовы к нескольким вариантам развития событий на старте ретроспективы. И возможным анти-паттернам команды (детально несколько антипаттернов и как с ними работать обсуждали на вебинаре).
3. Выбирайте подходящие форматы основываясь на текущей ситуации, зрелости команды и запросе.
4. Готовьте качественные визуальные материалы. Это добавляет ценности вам как фасилитатору, и важности встречи в целом.

4. Контракт

— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?
— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.
— Мне все равно — сказала Алиса.
— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот.
— Только бы попасть куда-нибудь, — пояснила Алиса.
— Куда-нибудь ты обязательно попадешь, — сказал Кот. — Нужно только достаточно долго идти.
«Алиса в Стране Чудес» Льюис Кэрролл

Чтобы ретроспектива не превратилась в приятную беседу, мероприятие по снятию напряжения или тимбилдинг (хотя частично эти задачи можно закрывать на ретроспективе), необходима цель. В коучинге такая цель называется контрактом на сессию. В контексте ретроспектив можно выделить 2 уровня контракта. Первый контракт - это тот фокус и та конкретная цель к который мы хотим прийти к концу встречи. Второй - мета-контракт. И тут отлично подходит цитата из Скрам Гайда: “Цель Sprint Retrospective — запланировать повышение качества и эффективности.” Т.е. все участники, включая фасилитатора понимают цель встречи и зачем мы собрались, не зависимо от контекста и предмета обсуждения.

Рекомендации:

1. Расскажите команде о целях мероприятия, как будущие результаты будут влиять на их работу и продукт.
2. Создавайте соглашения в начале каждой ретроспективы, ставьте как можно более конкретные цели на встречу.
3. Будьте готовы двигаться за группой, в то же время удерживайте в фокусе группы цель на встречу и мета-контракт.

5. Структура

Негативный настрой на старте и на протяжении всей встречи, рассматриваемая проблематика ограничивается полученным фидбеком на Sprint Review (Обзоре Спринта), много идей и никаких запланированных улучшений, пассивное участие членов команды, уход от сути проблем - это только некоторые возможные симптомы ухода от структуры ретроспектив.

Рекомендации:

1. Соблюдайте 5 этапов ретроспективы: Подготовка (Set the Stage); Сбор данных (Gather Data); Генерация Идей (Generate Insights); Планирование дальнейших действий (Decide What To Do Data); Завершение ретроспективы (Close The Retrospective).
2. Наполняйте каждый из этапов креативными блоками и упражнениями (на вебинаре мы делимся примерами для каждого из этапов).
3. Создавайте позитивный настрой у команды на старте и этапе завершения.

6. Улучшение

И на конец, распространяйте принцип Inspect and Adapt на себя, фасилитатора, и на ваши ретроспективы. Не существует одного универсального формата на все случаи жизни и команды. Каждая новая ретроспектива - это новый опыт, очередной эксперимент, возможность рефлексировать участникам при поддержке единомышленников, найти и определить точки роста.

Рекомендации:

1. Запрашивайте обратную связь у команды на формат и на вас как на фасилитатора.
2. Давайте возможность группе дать обратную связь себе, насколько они эффективно поработали сегодня, и достигли ли целей мероприятия.
3. Выделяйте минут 10 после ретроспективы, чтобы дать обратную связь самому себе.
4. Работайте с полученным фидбеком.

Прокачивайте свои ретроспективы и свои фасилитационные навыки. Наиболее важная вещь в отношении ретроспектив - это их проведение. Чем больше у вас за плечами будет осознанных экспериментов с инструментами и структурами, тем лучше вы сможете ориентироваться в пригодности форматов и уровнях импровизации на ходу в сложный момент встречи.

Мы проводим международный сертификационный класс от ICAgile, который посвящен эффективной фасилитации встреч и взаимодействию с командами «Agile Team Facilitation (ICP-ATF)» в корпоративном формате, где на практике разбираем такие вопросы:
- Базовые понятия фасилитации;
- Agile Coaching Framework.
- Уровни фасилитации, роль лидера, необходимые качества и навыки.
- Задачи фасилитатора, портрет фасилитатора.
- Типовые проблемы проведения встреч. Дивергентно-конвергентное мышление и этапы фасилитации.
- Toolkit фасилитатора. 20+ инструментов фасилитации на разные случаи, размеры групп и проблемы. Выбор Toolkit для компании.
- Модели для эффективного дизайна и отслеживания групповой динамики команд.
- Дизайн Scrum-встреч от А до Я: проработка всех типов встреч, учимся подбирать техники фасилитации.
- Дизайн фасилитации обучения. Training from the back of the room.

До встречи!