Это перевод статьи Евгения Лабунского - Agile Coach, Trainer, Head of Agile Practices @ PandaDoc, управляющий партнёр Scrum Ukraine.
Оригинал статьи "Multi-Teams Sprint Review as Open Space. PandaDoc Experience" находится здесь.
Перевод статьи осуществлён Дмитрием Незабытовским.
Всем известно, что «Sprint Review для одной команды» прост в проведении и управлении, у него хороший командный фокус и простая agenda. По мере роста вашей компании количество команд растёт. Сегодня в PandaDoc у нас 18 команд, работающих вместе над одним продуктом, и у нас есть единый Sprint Review для всех команд.
В этой статье я расскажу, как мы проводим Sprint Review с участием нескольких команд, который по факту можно масштабировать до практически неограниченного количества участников и команд.
Вызов
Учитывая быстрое увеличение числа команд в PandaDoc, невозможно сделать своего рода «расширенную» версию простого однокомандного Sprint Review, но мы пытались. Это был долгий созвон, где команды представлялись одна за другой, и с таким подходом возникли следующие проблемы:
Это долгая встреча длительностью 2–2,5 часа, которая перегружена информацией, и на которой трудно сосредоточиться, отслеживать все демонстрации инкремента.
Люди не обращают внимания на презентации команды и нет обратной связи либо её очень мало.
Не хватает времени на демонстрацию инкремента. Всегда возникает ощущение спешки, даже при продлении встречи.
Этот подход не масштабируется. Что, если у нас будет 30 команд? Это приведёт к встрече длительностью 3–4 часа, и никто не выдержит такой длительной встречи.
И вообще, эти встречи становятся скучными.
Стандартный подход был работающим для 10-12 команд. После увеличения количества команд, мы наблюдали постепенное ухудшение качества таких встреч.
Поэтому, с сообществом Scrum Masters в PandaDoc мы решили, что пришло время полностью пересмотреть то, как мы делаем Sprint Review.
Многокомандный Sprint Review
При создании новой структуры Sprint Review мы составили требования к ивенту и договорились, что эта встреча должна:
Вызывать обратную связь: достаточно времени для демонстрации инкремента, вопросов и ответов по каждой функции.
Быть легкой и интерактивной.
Быть масштабируемой, применяемой на 30 команд и больше.
Быть ценной для широкой аудитории.
Основываясь на этих требованиях, мы решили провести масштабный Sprint Review в формате Open Space.
Как работает формат Open Space?
Open Space - очень популярный формат для “неконференций” (англ. unconference). Это эффективный способ организовать участников ивента вокруг открытой повестки дня и списка тем для обсуждения, который регулируется участниками ивента. Участники предлагают интересующие темы и самоорганизуются вокруг этих тем для обсуждения.
На примере Agile Coaching Camp, организованный в 2019 г. компанией Scrum Украина, рассмотрим некоторые общие принципы и рекомендации по организации этого формата.
Создайте достаточно места в плане ивента для добавления тем.
С помощью матрицы, содержащей временные слоты и комнаты, участники предлагают тему для обсуждения в конкретной комнате в течение определенного временного интервала.
На изображении выше вы видите, что B1-S2 (сверху) - это комнаты, а слоты 1–6 (слева) - это временные интервалы. Это повестка дня, матрица ивента размером 7x6 с 42 доступными ячейками для тем.
Ясно и понятно предлагайте тему для обсуждения.
После того, как пространство для будущего плана создано, участники предлагают темы для заполнения имеющихся временных слотов.
Проводите открытие встречи и устанавливайте правила.
После того, как общий план составлен, фасилитаторы открывают мероприятие, участники выбирают, куда идти, и начинается первый раунд обсуждений.
Используйте “Закон Двух Ног” (англ. Law of Two Feet).
Если в ходе обсуждения какой-либо человек окажется в ситуации, когда он не узнает что-то новое и не подключается к обсуждению, он может пойти в более полезное для него место.
Как в PandaDoc используют формат Open Space на Sprint Review
Давайте рассмотрим как мы адаптировали формат Open Space в PandaDoc.Мы повсеместно используем Miro внутри нашей организации, и конечно же для повестки дня и создания матрицы ивента.
У нас есть матрица 3x5, которую при необходимости можно расширить до 4x5 или 5x5. Этот общий план заполняется во время спринта, когда команды добавляют темы презентаций в доступные временные интервалы.
В четверг, за день до нашего двухнедельного обзора спринта, мы делимся этим общим планом в компании и приглашаем людей присоединиться. Это обеспечивает прозрачность для процесса ревью, заранее уведомляя участников о темах, которые они хотели бы обсудить.
Мы проводим наши Sprint Review в Zoom. Каждая встреча длится 85 минут (иногда короче, но никогда не дольше) и включает в себя такие три части как: питчинг, демо, завершение.
Питчинг: 20-30 минут
Во время этой части ивента участники предлагают и приглашают людей на демо-сессию, а также демонстрируют общую динамику своей работы.
Эта часть встречи очень важна, потому что за этот короткий период времени она:
Показывает общий road map с подробным описанием наших результатов работы и планов.
Делится текущим состоянием product delivery.
Дает общее представление о направлении работы команды.
После этой части фасилитатор (обычно это Скрам Мастер) делится окончательным планом и объясняет правила формата Open Space. (Мы кратко объясняем правила каждый раз, когда в команде есть новые участники.)
Мы также объясняем как работает функция Zoom Rooms и напоминаем участникам установить последнюю версию Zoom, которая позволяет людям самостоятельно переключаться между комнатами. Мы также объясняем, как выбирать комнаты и перемещаться между ними во время встречи.
После этого фасилитатор всего ивента открывает Zoom-комнаты и наступает вторая часть ивента - демо.
Демо: 50-60 минут
В каждой комнате есть свой модератор (как правило, это Скрам Мастер), который ведёт обсуждение, следит за временем и ставит демо на видеозапись. Мы записываем все Zoom-сессии на тот случай, если кто-то не может присоединиться, но хочет посмотреть видео позже.
Наша логика заключается в том, чтобы создать пять комнат: три для демо (согласно agenda) и ещё две комнаты под названием «кулер для воды» и «курилка / комната для курения», где люди могут продолжить обсуждение любых тем и функций.
Завершение встречи: 5 минут
После демо-части мы оставляем пять минут для того, чтобы все собрались вместе в одной общей Zoom- комнате, где каждый может поделиться обратной связью, комментариями и благодарностью.
Фидбек и следующие шаги / действия
На момент написания этой статьи, мы успешно провели семь Sprint Review в формате Open Space.
Вот посмотрите, какую реакцию мы получили от нашей команды:
Не смотря на то, что люди в целом довольны нашим новым форматом Sprint review, мы всё же планируем внести несколько улучшений в следующий раз:
Обратной связи всё ещё не так много, поэтому мы надеемся повысить её качество и регулярность.
Общий объем (скоуп) демонстраций обычно сосредоточен вокруг достижений в спринте, поэтому мы также хотели бы обсудить каждую фиче “стори” - не только её текущее состояние, но и её прошлое и будущее.
В заключение, мы надеемся продемонстрировать элементы, не только связанные с поставкой ценности, но и результаты исследований и обзоры проработанного дизайна, которые могут привлечь ещё больше участников к каждому демо.
Надеюсь, эта статья была для вас полезной! Делитесь ей, комментируйте и оставляйте отзывы!
Comentarios