Как вытащить из команды все инсайты без шантажа и насилия
Порой даже самые опытные Скрам мастера заходят в тупик со своей командой, когда проблемы, лежащие на поверхности, идентифицировали и решили, но по ощущениям ничего глобально не изменилось. В такой ситуации очень выручает формат “визуальная ретроспектива”.
Визуальная ретроспектива, это очень простой и действенный способ “вытянуть” информацию даже из интровертов.Так же этот формат работает как отличный тимбилдинг, когда команда в формате юмора и интерактива создает общую картину своей рабочей жизни.
Как ее проводить расскажу на примере из своего консалтинга, когда я в небольшой продуктовой компании проводил анализ процессов под кодовым названием “Agile assessment” и мне нужно было быстро вытащить из команды максимум информации.Ситуация осложнялась тем, что атмосфера в компании была напряженная, и девелоперов уважали и боялись одновременно. А на мое предложение провести с ними ретроспективу намекнули, что меня там сожрут с потрохами.
Что ж… Challenge accepted :)
Итак, две большие команды я разделил на четыре группы, в каждой из которых был представитель каждой профессии:
У каждой команды была задача визуализировать свою работу в виде метафоры. Это может быть лодка в бурной реке, летящая к обрыву, это может быть село, обороняющееся от врагов, а может быть и солнечный лес с разнообразными зверушками на деревьях. Фантазия команд ограничена только их способностью рисовать :)
Вот какие результаты получились у моих команд:
Видеопрезентация одной из команд (скриншот кликабелен):
Да да, ретроспектива должна проходить именно в такой атмосфере - веселой и интерактивной. Осторожно, присутствует громкий порывистый смех на фоне :)
Во время презентаций мы фиксировали ключевые системные проблемы, озвученные командами, и выносили на отдельный плакат для дальнейшей проработки.
Дальше я попросил команды проголосовать за самые “болючие” системные проблемы с их точки зрения:
Идентифицированные и приоритизированные проблемы собраны справа в столбик:
Дальше нужно по очереди обсуждить каждый стикер в порядке приоритета.
В рамках обсуждения отвечаем на такие вопросы:
В чем Root Cause (корневая причина).
Кто в состоянии решить эту проблему и каким образом.
Какой дедлайн выполнения задачи.
Важно, что все проблемы, конвертированные в задачи, должны быть закреплены только за участниками этой встречи. Каждый человек должен добровольно принять эту задачу на выполнение. Иначе вы рискуете “повесить” все задачи на отсутствующего и ничего не подозревающего человека, который не будет мотивирован на выполнение этих задач.
Итак, еще раз, рецепт приготовления веселой и продуктивной ретроспективы:
Формируем кроссфункциональные команды (чтобы в каждой команде был представитель каждой специальности). Опционально: можно разбить одну большую кроссфункциональную команду из 8-9 человек на две подкоманды по 4 человека. Вовлеченность участников значительно вырастет, а у вас будет в два раза больше материала для инсайтов.
Задача: фломастерами визуализировать систему в которой вы работаете. Начиная от запроса пользователя до готового продукта. Затем просим команды посмотреть на свои системы и стикерами отметить проблемные места.
Затем наступает время презентации результатов команд друг другу (если их много). Пока команды презентуют и озвучивают проблемы - выносим стикеры на общую доску. Если же у вас одна команда - дайте ей пару минут посмотреть на свой рисунок и подумать, где тут основные системные проблемы.
После того, как все команды друг другу презентовали свое видение проводим “Dot voting” - простую технику, в которой каждый участник имеет 3 точки-голоса, которые ставит на тех стикерах, которые считает самыми важными.
Если оказывается, что проблем слишком много и у команд разбегаются глаза при попытке выбрать - можно разложить их на четыре квадранта с осями “Серьезность проблемы” и “Количество усилий, необходимых для решения проблемы”. После чего выбираем топовые 3-7 проблем(зависит от времени и кол-ва участников) и прорабатываем их последовательно.
В порядке приоритета обсуждаем каждый стикер и отвечаем на три ключевых вопроса: в чем корневая проблема, кто сможет решить эту проблему и до когда.
По результатам встречи у вас должен быть список Action Items с четким пониманием кто, что и до когда должен сделать, чтобы решить “боль” системы.
Очень советую эти Action items держать где-то на видном месте и регулярно их пересматривать, не дожидаясь формального ретро. В идеале - прямо в скоупе спринта.
Необходимые материалы на каждую группу от 3 до 9 человек: 1 лист флипчарт бумаги, пачка стикеров, 4-5 цветных маркера, малярный скотч. Все :)
Важные предусловия: эту активность нужно проводить аккуратно, в безопасной для участников обстановке. Команды должны быть уверены, что их потом не накажут за нелестные слова. Руководители должны быть готовы к критике.
Перед началом ретроспективы донесите до участников, что вы все вместе изучаете систему со стороны и ищете пути оптимизации. Никто не ищет виноватых и не устраивает охоту на ведьм.
Установка: каждый на своем месте делает лучшее из возможного.
И помните - Agile has no brain, use your own! :)
Comments